Förbered möten

Förbered möten i förväg för att göra dem mer ändamålsenliga.

Några saker att tänka på när man förbereder ett möte:

• förtydliga och kommunicera drivkraften för, och avsedda resultat av mötet
• bestäm vem som ska bjudas in
• skapa en dagordning
• planera mötet tillräckligt långt i förväg, så att det finns tid att förbereda sig
• välj en lämplig längd på mötet
• vara tydlig med vem som ska facilitera mötet, vem som ska anteckna och vem som ska ta hand om eventuell uppföljning

Förbered en dagordning

Engagera deltagarna i att förbereda och prioritera en dagordning och skicka ut den i förväg

För varje punkt på föredragningslistan enas om:

• drivkraften
• den avsedda effekten
• processen
• hur mycket tid som skall ägnas åt den
• hur deltagarna behöver förbereda sig

Underlätta deltagarnas förberedelser

• överväga vad som kan göras i förväg för att förbereda mötet
• meddela deltagarna om eventuella förväntningar och förutsättningar
• gör allt som kan behövas för förberedelse tillgängligt

Som deltagare

• överväg mönstret Skickligt deltagande
• granska dagordningen och fundera över hur du kan bidra till varje punkt
• ta upp dina invändningar mot dagordningen, och försök om möjligt lösa dem före mötet
• granska förbättringsförslag från senaste mötets utvärdering och fundera över hur du kan agera på dem